Comunicar los resultados de la encuesta de clima
Cuando la encuesta de clima ya fue implementada y llegan los resultados, los deseos de pasar inmediatamente a la acción para implementar mejoras son muy fuertes y tentadores.
Pero ¡atención! En ese momento es esencial resistir la tentación de realizar cambios inmediatos y, en su lugar, seguir un enfoque estratégico para priorizar y planificar acciones efectivas. Si pasas a la acción inmediatamente y tus empleados están a ciegas con los resultados de la encuesta, estos pueden no entender qué es lo que está pasando y no valorar el gran esfuerzo que la empresa está haciendo por satisfacerlos.
Por ello, comunicar los resultados para que todos sepan cuál es el statu quo y punto de partida pre-implementación del plan de acción es clave para el éxito de todas las acciones que lleves a cabo posteriormente. Repasando, el primer paso para un uso exitoso de los resultados de tu encuesta de clima es comunicar los resultados obtenidos a toda la organización.
La importancia de comunicar los resultados
La etapa de comunicar los resultados de una encuesta de clima organizacional suele ser un punto crítico en el proceso. Es en este momento cuando muchas empresas enfrentan dudas y desafíos significativos. En Great Place To Work® Bolivia, entendemos que la transparencia en la comunicación de los resultados es esencial, ya que es la clave para que las personas asuman la responsabilidad de mejorar la situación.
Para comenzar, es crucial evaluar en qué medida la organización está preparada para afrontar los resultados que se pretenden compartir. Esta evaluación determinará cómo se llevará a cabo la comunicación y qué medidas se deberán tomar para garantizar un proceso efectivo. En el caso de las empresas que obtienen bajos índices de confianza, medidos mediante el Trust Index™, o que alcanzan resultados poco alentadores en la encuesta, es fundamental que la comunicación vaya de la mano con un plan de acción sólido. Este plan debe demostrar la firme convicción de que los resultados pueden y mejorarán. No se trata solo de señalar los problemas, sino de presentar soluciones y mostrar un compromiso real con la mejora.
La comunicación efectiva de los resultados no solo implica compartir números y estadísticas, sino también crear un ambiente en el que los empleados se sientan escuchados y valorados.
Cuándo comunicar los resultados de la encuesta de clima
La planificación estratégica de cuándo y cómo se comunicarán los resultados de la encuesta de clima es un aspecto fundamental para el éxito del proceso. En Great Place To Work® Bolivia, hemos aprendido que esta etapa no solo implica compartir información, sino también asegurarse de que los responsables de implementar planes de acción estén preparados y comprometidos.
En cuanto al "cuándo", lo ideal es que la comunicación de los resultados se realice aproximadamente 3-4 semanas después de haber obtenido los resultados de la encuesta. Si bien es importante cumplir con este plazo, es comprensible que a veces surjan retrasos, pero estos nunca deben exceder las 8 semanas. Mantener un calendario de comunicación claro y respetar los plazos ayuda a mantener la atención y el interés de los colaboradores.
Es común que el director ejecutivo o líder principal de la organización sea quien comunique los resultados de la encuesta a toda la empresa dentro de un mes después de recibirlos. La comunicación debe ser amplia y llegar a todos los niveles de la empresa, a menudo a través de múltiples canales, como reuniones, presentaciones, correos electrónicos y comunicaciones en línea. Cuanto más accesibles y disponibles sean los resultados, mejor será la comprensión de todos los empleados.
Cómo comunicar los resultados de la encuesta de clima
Comunicar los resultados de la encuesta de clima a tus colaboradores es un paso crítico en el proceso de mejora y creación de un gran lugar para trabajar.
La comunicación efectiva de los resultados de la encuesta de clima es esencial para que esta información se convierta en una herramienta de gestión valiosa para los managers. Cuanto antes tengan acceso a los resultados, mejor podrán gestionar a sus equipos y abordar las áreas que necesitan mejoras. Por lo tanto, el "cómo" se vuelve crucial en este proceso.
El primer paso entonces es garantizar una comunicación transparente de los resultados y, para que esto ocurra, una comunicación efectiva de los resultados de la encuesta debe incluir los siguientes elementos clave:
- Agradecer la participación en la encuesta: reconocer y agradecer a todos los colaboradores por su tiempo y participación en la encuesta demuestra aprecio por su compromiso y sus voces. Esto crea un ambiente positivo para la comunicación de los resultados.
- Brindar la máxima información sobre los planes de acción: la transparencia es fundamental. Compartir detalles sobre cómo se están desarrollando los planes de acción y cuál es su grado de avance ayuda a los empleados a comprender que sus comentarios son escuchados y se están tomando medidas.
- Reconocer el esfuerzo: reconocer el esfuerzo y la colaboración de los empleados en la encuesta y el proceso de mejora es esencial para mantener la moral alta y fomentar la participación continua.
- Celebración de los micro-éxitos y los hitos: no se trata solo de resaltar los grandes éxitos, sino también de celebrar los pequeños logros en el camino hacia la mejora. Esto motiva a los empleados y refuerza la cultura de mejora continua.
- Explicar el "para qué": acompañar la entrega de los resultados con una explicación clara del propósito es esencial. Los líderes deben comunicar por qué es importante mejorar los resultados, qué beneficios pueden esperar los colaboradores y cómo estos cambios contribuirán al bienestar y al éxito de la organización en su conjunto.
En términos de cómo compartir los resultados, la forma más común es utilizar un enfoque en cascada. Este enfoque equilibra la comunicación ejecutiva con el acceso selecto a los datos por parte de los gerentes de área. Los gerentes revisan y analizan los resultados de sus departamentos y luego discuten abiertamente los comentarios y las tendencias con sus equipos. Posteriormente, se desarrollan los planes de acción.
La comunicación puede adoptar diversas formas, como reuniones, videos, boletines informativos o mensajes de correo electrónico. La clave es que la comunicación sea accesible y efectiva para todos los empleados.
En cuanto al nivel de detalle al compartir los resultados, varía según la organización.Algunas comparten solo resultados de alto nivel, mientras que otras comparten todos los datos, incluyendo comentarios literales de los empleados. La decisión debe basarse en la preparación y la cultura organizacional para manejar esta información de manera transparente.
4 áreas clave a abordar al compartir resultados de encuestas
Comunicar los resultados de la encuesta de colaboradores es un paso esencial para mejorar el ambiente de trabajo y demostrar el compromiso de la empresa. A medida que se comparten los resultados, es importante abordar las siguientes cuatro áreas para garantizar una comunicación efectiva:
1. Proceso de encuesta:
- Explica por qué la encuesta es importante.
- Anima a dar comentarios sinceros.
- Cuenta resumidamente cómo se realizó la encuesta.·
- Informa la tasa de respuesta.
2. Interpretación de resultados:·
- Anuncia lo aprendido a partir de los datos de la encuesta. Esto demuestra que se puso atención en las respuestas y, por ende, se comprenden las percepciones actuales del lugar de trabajo.
- Comunica las áreas específicas en las que se planea centrar los esfuerzos para abordar los problemas identificados en los resultados.
- Revisa la interpretación considerando los comentarios de los colaboradores.
3. Planes de acción:
- Informa a las personas acerca de qué esperar sobre el plan de acción basado en los resultados de la encuesta, incluyendo los plazos y las acciones específicas que se tomarán.·
- Involucra a los miembros del equipo en la toma de decisiones relativas a cómo abordar las áreas de enfoque clave.
- Escucha las opiniones y preocupaciones de los colaboradores con respecto a las expectativas y acciones planificadas.
- Establece métricas claras para medir el éxito de las acciones tomadas.
4. Compartir el progreso y el éxito:·
- Programa reuniones periódicas para mantener a los colaboradores actualizados sobre los cambios y mejoras que se están implementando en el lugar de trabajo.
- Agradece y reconoce a los empleados por su contribución para lograr mejoras.
- Apoya un enfoque continuo en las áreas que requieren atención permanente para alcanzar los objetivos fijados. Al abordar estas áreas clave durante la comunicación de los resultados de la encuesta, demuestras el compromiso de la empresa con la mejora continua y el bienestar de los colaboradores. La transparencia y la acción basada en los resultados de la encuesta son fundamentales para crear un excelente lugar de trabajo.
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