Las comunicaciones internas son la puerta de entrada para construir cultura en el trabajo. Cuando la información fluye de forma libre, clara y transparente, su cultura en el trabajo mejora a través de una mayor confianza. Esta confianza establece una base sólida para que prosperen el resto de los elementos de una cultura sólida en el trabajo.

Cuando los empleados confían en que están recibiendo información de manera oportuna, abierta y honesta, es más probable que se sientan comprometidos con las metas de la organización y motivados para lograr esas metas. ¿Dónde preferirías trabajar? En una cultura de secretismo donde las ganancias son un misterio y donde no está seguro de lo que sucede más allá de su equipo inmediato, o donde se le mantiene actualizado con los logros de la empresa y sabe que estará entre los primeros en enterarse alguna noticia relacionada con la empresa?

Una cultura saludable en el trabajo no se trata solo de compartir información financiera o grandes eventos que impactan la estrategia, se trata de comunicarse día a día y asegurarse de que todos los aspectos de la comunicación interna fluyan de manera abierta y efectiva. Aquí hay cinco cosas que puede hacer de inmediato para mejorar sus comunicaciones internas y tener un fuerte impacto positivo en la cultura de su trabajo: 

1. Ponte a prueba para mejorar 

Los gerentes deben liderar con el ejemplo, por lo que si su comunicación interna necesita mejorar, a menudo comienza con usted. Es difícil abrirse y compartir información. No solo requiere tiempo y esfuerzo dedicados, sino que también significa tener muy claro qué información necesita su gente.

• Comience por ser creativo para mantenerse en contacto cuando su gente está dispersa y no todos trabajan en el mismo espacio físico. De todos modos, comunicarse con la gente regularmente es la prioridad número uno.
• La puerta abierta es más que una palabra de moda. Realmente necesita practicar esta habilidad y asegurarse de que las personas sepan que pueden acudir a usted con cualquier cosa. Reserve tiempo cada semana en el que esté disponible para que las personas ingresen (virtualmente o en persona) para hacer preguntas, obtener comentarios o simplemente conversar sobre la vida. La información compartida durante reuniones como esta genera confianza y mejora su cultura en el trabajo.
• Comparte éxitos y fracasos. La transparencia comienza con la honestidad, y nada en la vida siempre es color de rosa. Cuando te comprometes a compartir lo bueno, lo malo y lo feo, aumentas la confianza, ¡y punto! Esté preparado para compartir los éxitos y fracasos de la organización, incluidos temas delicados como reveses financieros, oportunidades de ventas perdidas y comentarios negativos de la Junta o los propietarios. Nunca querrá que su gente escuche primero las noticias (buenas o malas) de una fuente externa. 
   

2. Optimice sus canales de comunicación 

Hay tantas maneras de compartir información y todos tienen una preferencia. A algunas personas les encanta leer un boletín semanal y a otras les gusta mantenerse al día en tiempo real con herramientas de colaboración en línea y aplicaciones tipo redes sociales. Del mismo modo, algunas personas prefieren los correos electrónicos en lugar de los mensajes, mientras que a otras les gusta discutir cosas en persona a través de llamadas telefónicas o videollamadas. A menudo, el mensaje es lo que determina la elección de comunicación, pero siempre debe haber opciones disponibles. Aquí es donde entra la optimización.

• Piense en las herramientas y canales que está utilizando y por qué. Hay un número óptimo. Hable con su gente y descubra qué es más eficiente, para qué tipo de información y para quién, asegurándose de que haya una combinación que permita que todo tipo de trabajadores tengan acceso a la información al mismo tiempo. Esta combinación puede incluir una amplia gama de herramientas, desde una intranet y letreros digitales hasta chats de video y mensajería instantánea.
• Dentro de la combinación, proporcione a los colaboradores una plataforma para compartir conocimientos. Ya sea compartiendo noticias de la industria o compartiendo una imagen del equipo, las aplicaciones de tipo redes sociales mejoran su cultura en el trabajo al crear una comunidad donde las personas pueden aprender y compartir juntas.
• Las herramientas de colaboración también son importantes. Estas herramientas permiten a las personas mantenerse al día con lo que sucede en proyectos específicos. Cuando los empleados están "al tanto" en tiempo real, aumenta su compromiso y mejora la productividad. 

3. Incorpora circuitos de retroalimentación 

La retroalimentación es imprescindible para construir una gran cultura en el trabajo a través de una mejor comunicación interna. La gente quiere saber que sus ideas y perspectivas son valoradas. Eso significa asegurarse de tener sistemas implementados para capturar sus voces y ser abierto y directo sobre los comentarios que recibe.

• Cree sistemas formales para recopilar información de los empleados. Sí, el intercambio de información informal es importante y puede aprender mucho de este tipo de conversaciones; sin embargo, cuando lo hace formal, a través de buzones de sugerencias y encuestas, eleva su nivel de responsabilidad para cumplir.
• Reconocer que no todas las ideas son buenas ideas pero todas merecen ser reconocidas. Informe a los empleados qué sucede con sus ideas y comentarios una vez recibidos. Si no cierra el círculo, simplemente asumirán que su idea era 'archivo 13'd' y es menos probable que proporcionen sugerencias en el futuro.
• Evalúe qué tan bien está escuchando a su gente y comprométase a mejorar continuamente en esta área. Las personas de primera línea a menudo tienen la mejor información sobre su negocio, por lo que no escuchar representa muchas oportunidades perdidas. 
   

4. Fomentar la camaradería 

¡Juntar a la gente! Es excelente para su comunicación interna y es aún mejor para su cultura en el trabajo. Cuando las personas están juntas, crean vínculos, y ya sea una conversación centrada en la empresa o una charla ociosa, estas relaciones son las que garantizarán que se produzca una comunicación de alta calidad cuando realmente importa.

• Cuando las personas estén trabajando, asegúrese de que sepan que está bien reunirse y conversar espontáneamente. A veces, el trabajo debe ser un tiempo de 'cabeza abajo, sin interrupciones, hazlo' y, a veces, las personas necesitan un espacio para despejarse, compartir una risa o desahogarse.
• Fomentar las reuniones sociales. Planifique grandes fiestas de equipo, organice competiciones divertidas o tenga happy hours después del trabajo. Estos divertidos eventos unen a las personas con el único propósito de estar juntas y construir una comunidad. Esto crea un sentido de pertenencia y contribuye a aumentar la confianza en compartir ideas y ser uno mismo.
• Reorganice la oficina física para reforzar que compartir y colaborar son clave para su cultura en el trabajo. Reducir el uso de oficinas y cubículos. Mezcla a la gente de vez en cuando. Piense en formas de reunir a diferentes personas para aprender unos de otros, compartir perspectivas y colaborar en proyectos. 

5. Comunicar y reforzar el panorama general 

La buena comunicación interna depende de que las personas conozcan su propósito. Necesitan saber en qué dirección se dirigen y cómo se supone que deben llegar allí. Esto requiere una sólida comprensión de su misión, visión y valores. Las comunicaciones deben volver a estos elementos centrales cada vez que tenga la oportunidad.

• Asegúrese de que su misión, visión y valores sean elementos vivos y respirables de su cultura en el trabajo. Consúltelos con frecuencia para asegurarse de que no se lean simplemente durante la incorporación y luego nuevamente al comienzo de la reunión anual de lanzamiento.
• Comunicar la estrategia y los objetivos con regularidad. Vuelva a vincularlos con la misión y los valores, así como con los objetivos operativos e individuales que el equipo y los empleados se fijaron para sí mismos. Recuerde sus ciclos de retroalimentación y asegúrese de que haya oportunidades para que los empleados contribuyan con sus ideas en múltiples puntos a lo largo del proceso de planificación.
• Responda preguntas relacionadas con la estrategia y la visión para que toda su gente realmente entienda su verdadero norte. Con demasiada frecuencia, estos conceptos se escriben como tópicos grandiosos que carecen de sustancia o dirección reales. Cuando las personas realmente entienden lo que su organización quiere lograr, es mucho más probable que se comuniquen entre sí y se apoyen mutuamente para alcanzar la meta.

Las comunicaciones internas son un factor importante de su cultura en el trabajo. Bien hecho, asegura que su gente esté a bordo y tirando en la misma dirección. Y la buena comunicación no necesita ser llamativa, solo debe basarse en un deseo genuino de crear una cultura honesta y transparente en el trabajo que incluya a todos en el mensaje y aliente la participación de todos.

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NANCY FONSECA